एशिया भर से कार्डिनल्स, बिशप, पुरोहित, धार्मिक सदस्य और आम डेलीगेट्स 20 जुलाई को जकार्ता पहुँचे। वे 'फेडरेशन ऑफ़ एशियन बिशप्स कॉन्फ़्रेंस' (FABC) की 12वीं पूर्ण सभा (Plenary Assembly) में शामिल होने आए थे। इस हफ़्ते भर चलने वाले कार्यक्रम के लिए सैकड़ों वॉलंटियर्स ने एयरपोर्ट पर स्वागत, ट्रांसपोर्ट, रजिस्ट्रेशन और रहने की व्यवस्था का काम संभाला।
सुबह से ही वॉलंटियर्स की टीमें जकार्ता के सोएकार्नो-हट्टा इंटरनेशनल एयरपोर्ट पर तैनात थीं ताकि पूर्वी एशिया, दक्षिण एशिया, दक्षिण-पूर्व एशिया और महाद्वीप के अन्य हिस्सों से आने वाले डेलीगेट्स का स्वागत किया जा सके। उनके पास आने-जाने का शेड्यूल, पहचान पत्र और बातचीत के उपकरण थे। वे फ़्लाइट की जानकारी पर नज़र रख रहे थे, प्रतिभागियों का स्वागत कर रहे थे और सभा स्थल तथा आधिकारिक आवास 'मुलिया होटल जकार्ता' तक ट्रांसपोर्ट का इंतज़ाम कर रहे थे।
जहाँ एयरपोर्ट की टीमें आने वालों का काम संभाल रही थीं, वहीं होटल में वॉलंटियर्स ने रजिस्ट्रेशन सेंटर तैयार किया। यहाँ डेलीगेट्स को एक्रेडिटेशन बैज, कॉन्फ़्रेंस का सामान और सभा के कार्यक्रम की जानकारी मिली। अन्य टीमों ने अंतरराष्ट्रीय यात्रा के बाद प्रतिभागियों की चेक-इन, सामान और ओरिएंटेशन में मदद की।
तैयारियाँ सिर्फ़ स्वागत और रहने की व्यवस्था तक ही सीमित नहीं थीं। मीडिया कर्मियों ने लाइव-स्ट्रीमिंग की सुविधाओं की जाँच की, लिटर्जी कमेटी ने यूकेरिस्टिक सेलिब्रेशन (प्रभु भोज समारोह) की व्यवस्था को अंतिम रूप दिया, और कम्युनिकेशन, मेडिकल, हॉस्पिटैलिटी और टेक्निकल टीमों ने सभा शुरू होने से पहले अंतिम ऑपरेशनल जाँच पूरी की।
लोकल ऑर्गनाइजिंग कमेटी के सेक्रेटरी फ़ादर फ़्रांस क्रिस्टी आदि प्रासेत्या के अनुसार, डेलीगेट्स का आगमन सिर्फ़ कार्यक्रम की लॉजिस्टिक्स की शुरुआत से कहीं ज़्यादा था।
उन्होंने कहा, "इससे पहले कि डेलीगेट्स एशिया में चर्च के सामने आने वाली चुनौतियों पर एक साथ विचार करने के लिए मीटिंग हॉल में जाएँ, हम चाहते हैं कि वे सबसे पहले यह महसूस करें कि उनका स्वागत भाई-बहनों के तौर पर किया गया है।"
उन्होंने आगे कहा कि स्वागत का यह तरीका उस 'सिनोडल भावना' को दर्शाता है जो इस सभा का आधार है।
"स्वागत का हर पहलू सिर्फ़ आराम देने के लिए नहीं, बल्कि एक सिनोडल चर्च की भावना को व्यक्त करने के लिए डिज़ाइन किया गया था - एक ऐसा चर्च जो साथ मिलकर चलता है।"
आने वालों की व्यवस्था करने के लिए चर्च के वॉलंटियर्स, एयरपोर्ट अधिकारियों, इमिग्रेशन अधिकारियों, ट्रांसपोर्ट सर्विस देने वालों, होटल के कर्मचारियों और सरकारी एजेंसियों के बीच महीनों की तैयारी और तालमेल की ज़रूरत थी। दिन भर फ़्लाइट शेड्यूल में बदलाव, अतिरिक्त रजिस्ट्रेशन और ट्रांसपोर्ट की व्यवस्था को लगातार संभाला गया।
फ़ादर फ़्रांस ने कहा कि यह आपसी सहयोग ही सभा की 'सिनोडैलिटी' (साथ मिलकर चलने) की थीम को दर्शाता है। उन्होंने कहा, "FABC प्लेनरी असेंबली की सफलता किसी एक समूह की कोशिशों पर नहीं, बल्कि ईश्वर के सभी लोगों के सहयोग पर निर्भर करती है। आम विश्वासी, धार्मिक महिलाएं और पुरुष, पादरी, बिशप, स्वयंसेवक और सरकारी सहयोगी - सभी ने अपनी-अपनी भूमिकाओं के अनुसार योगदान दिया और एशिया में चर्च की सेवा करने के साझा संकल्प के साथ एकजुट रहे।"
सेवा करने वालों में हिलेरी अरिस्टोटेल भी शामिल थीं, जो असेंबली के दौरान प्रतिनिधियों के साथ रहने के लिए नियुक्त संपर्क अधिकारियों (liaison officers) में से एक थीं।
उन्होंने कहा, "संपर्क अधिकारी के रूप में चुना जाना और इतने महत्वपूर्ण कार्यक्रम का हिस्सा बनना मेरे लिए सौभाग्य की बात है।"
हिलेरी ने बताया कि इस भूमिका में लगभग 150 प्रतिभागियों की ज़रूरतों को पूरा करने के लिए लगातार तालमेल बिठाना ज़रूरी था, साथ ही सुरक्षा, परिवहन, आवास, संचार, स्वास्थ्य सेवा और मेहमान-नवाज़ी की ज़िम्मेदारी संभालने वाली टीमों के साथ मिलकर काम करना भी ज़रूरी था।
उन्होंने कहा कि इस अनुभव से पता चला कि कैसे अलग-अलग समितियां एक साझा लक्ष्य के लिए मिलकर काम करती हैं, और हर भूमिका असेंबली के सफल आयोजन में योगदान देती है।
शाम तक, ज़्यादातर प्रतिनिधि मुलिया होटल पहुँच चुके थे और अपने ठहरने की जगहों पर व्यवस्थित हो गए थे। आयोजन टीमें अगले दिन के आगमन के कार्यक्रमों की समीक्षा करती रहीं और उद्घाटन सत्रों के लिए अंतिम तैयारियां करती रहीं।
इंडोनेशिया में कैथोलिक चर्च द्वारा आयोजित 12वीं FABC प्लेनरी असेंबली, पूरे एशिया के चर्च नेताओं को एक हफ़्ते की प्रार्थना, बातचीत और चिंतन के लिए एक साथ लाती है। इसका विषय 'सिनोडल कन्वर्ज़न' (मिलकर चलने की प्रक्रिया में बदलाव) और पूरे महाद्वीप में पुल बनाने (जुड़ाव बढ़ाने) का चर्च का मिशन है।
